Effectief documenten delen

Als mensen communiceren om informatie uit te wisselen, kennis te delen of samen te werken vormen documenten een belangrijke basis. Door afspraken, kennis en visie vast te leggen in documenten zijn mensen in staat om meer eenduidig te communiceren.

Documenten hebben vele verschijningsvormen. Het zijn niet alleen tekeningen, berekeningen of rapportages maar ook gespreksverslagen, contracten, planningen enzovoorts.
Sinds het intrede van de personal computer zijn documenten steeds meer van papier over gegaan naar digitaal. Documenten noemen we steeds vaker (computer)bestanden en het vooruitzicht is dat het document helemaal niet meer op papier zal verschijnen.
Sterker nog: door de digitalisering zijn er inmiddels bestandsformaten die niet eens meer kunnen worden beschouwd als documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld 3-dimensionale modellen en complexe rekenmodellen.
De computer, tablet en mobiel is als het ware het nieuwe papier geworden dat real time de status van het bestand weergeeft.

De computer is een efficiënt hulpmiddel bij het produceren van bestanden.  Maar is het ook een effectief hulpmiddel?
Want bestanden vormen niet meer dan een basis om met elkaar meer eenduidig te kunnen communiceren.
Om plezierig en effectief samen te werken, maar ook om faalkosten te beperken moeten mensen wel op elk moment over dezelfde en bovenal de juiste informatie beschikken.
En dat gaat verder dan elkaar bestanden te sturen via email, WeTransfer of bestanden te delen door middel van shared folders via Sharepoint, Google-Drive, OneDrive of Dropbox.

Om plezierig en effectief samen te werken is het ook noodzakelijk dat de (informatie)stroom van bestanden moeten kunnen worden voorzien van primaire labels zoals:

  • DATUM (dan weten mensen welke versie het bestand is)
  • FASERING (dan weten mensen in welke fase het bestand zich bevindt)
  • DOEL (dan weten de mensen welk doel het bestand heeft)
  • STATUS (dan weten de mensen wat de status van het bestand is in de fase waarin men zich bevindt)

Er zijn natuurlijk meer labels te bedenken maar het nut daarvan is sterk afhankelijk van het gezamenlijk doel wat men wil bereiken.
Vaak voegt het management meer labels toe dan zinvol is om een gezamenlijk doel te bereiken.
Het gaat dan niet meer om het proces maar om de registratie daarvan. De gezondheidszorg is hier een goed voorbeeld van.
Het maakt de samenwerking bovendien onnodig bureaucratisch en duur.

Anders dan het management vaak denkt staat het delen van bestanden en de daaraan gekoppelde labels geheel los van de managementstructuur en stijl.
Managen is niets anders dan het sturen van de organisatie. Hoofddoel is de neuzen in dezelfde richting krijgen om het gezamenlijk doel te bereiken.
Om succesvol te kunnen managen ligt de basis voor het succes – in welke managementvorm dan ook – in de mate en kwaliteit van het delen van bestanden.

Bent u geïnteresseerd of heeft u ondersteuning en advies nodig bij de inrichting of beheer van uw documentenstroom?

Neem dan vrijblijvend contact op met Edionline.

Deel dit artikel:

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email