Projectmanagement voor bouwbedrijven

Bouwbedrijf Two-Build voor nieuwbouw van bedrijfsgebouwen

De huidige bouwvoorbereiding en uitvoering is door de intrede van mobiele telefonie en computer vele maler sneller en dynamischer geworden dan voorheen. Echter de manier van samenwerken in de bouw is daar vaak niet op aangepast waardoor we allemaal achter de feiten aan lopen.

Zoals wij bij veel bedrijven zien zijn ook bij bouwbedrijf TwoBuild de projectdossiers verspreid over verschillende devices en papieren dossiers en zijn (vaak) niet volledig toegankelijk voor mensen die aan deze projecten werken.
Voor het opslaan/archiveren van documenten maakt het bouwbedrijf gebruik van een eigen server, Dropbox en laptops van personeel.
Voor het verzenden/ontvangen van documenten wordt gebruik gemaakt van WeTransfer en Outlook.
Op- en aanmerkingen rondom documenten wordt zoals gewoonlijk via de telefoon, mail of fysiek overleg besproken en vastgelegd.

Het nadeel van deze manier van informatieopslag en delen is dat er weinig tot geen overzicht is op het projectdossier en de feitelijke toestand van documenten en de progressie daarvan. En dus ook niet de feitelijke toestand en progressie van het project als geheel. Dit leidt altijd tot miscommunicatie, vertragingen, fouten en kwaliteitsverlies.

Kan het anders?

Om meer zicht en grip te krijgen op het dossier, de proces flow en progressie van projecten heeft TwoBuild  het platform van Edionline ingezet.
Gestart is met het project Eurokwartier aan de Pesetaweg in Nieuw Vennep. Edionline heeft rondom het project de gewenste proces flow, samenwerkingsverbanden en benodigde dossierstructuur opgezet.
Daaruit is een standaard sjabloon ontwikkeld voorzien van faseringen, standaard mappenstructuur en daaraan gekoppelde toegangsbeheer.
Het ontwikkeld sjabloon kan nu voor elk project worden ingezet en desgewenst worden aangepast.
Daarnaast hebben het project voorzien van projectfasering om binnen het team de fases (ontwerp, engineering, werkvoorbereiding, realisatie, revisie) duidelijk te markeren en af te sluiten. Op deze wijze weten alle teamleden in welke fase het project zich bevindt en wordt voorkomen dat er in de uitvoeringsfase nog steeds ontwerptekeningen worden gemaakt van bouwdelen die al gebouwd worden.
Ook hebben we het labelen voor documenten kort en bondig opgezet. Documenten kunnen nu worden voorzien van een documentstatus (concept, voorlopig e.d.) en wat het doel is van het document (WABO, engineering e.d.). Door het labelen van documenten zijn de teamleden zich meer bewust wat de status (progressie) en het doel van het document is.
Door het unieke versiebeheer van Edionline is in één oogopslag duidelijk welke versies er van een document zijn en uit welke bestanden versies bestaan.

Het uitgekiende rechtenstructuur geeft TwoBuild de mogelijkheid om alle teamleden zowel intern als extern te koppelen aan het projectdossier zonder bang te hoeven zijn dat afgeschermde informatie zichtbaar is. Onderaannemers hebben nu ook real time zicht op het project en kunnen de door hen geproduceerde documenten direct publiceren/delen zonder tussenkomst van  Dropbox, Outlook of WeTransfer. En natuurlijk wordt iedereen via zelf in te stellen notificatiesysteem direct op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen rondom het project.

Dit zijn de eerste primaire verbeteringen om TwoBuild meer zicht te geven op de progressie van het project en projectdossier.
Daarnaast zijn er binnen Edionline nog meer efficiënte tools om meer effectief met elkaar samen te werken. Niet alleen in de bouwsector maar ook voor advocaten, productiebedrijven enz.

Bent u ook geïnteresseerd in de werking en mogelijkheden van Edionline ? Of heeft u ondersteuning en advies nodig bij de inrichting van uw projecten?

Neem dan vrijblijvend contact op met Edionline.

Deel dit artikel:

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Dossierbeheer

Het beheren van het systeem en dossiers gaat verder dan het publiceren van documenten en verstrekken van toegang tot documenten.
Een goed opgezet systeem staat ten dienste van de organisatie.  
Het onderhouden en beheren van het systeem, de dossiers en rechtenstructuren moet dan ook los staan van het gebruik.
Vaak zien wij dat gebruikers binnen de organisatie ook zelf het onderhoud en beheer uitvoeren. Dit leidt  regelmatig tot een optimaal systeem voor een specifieke groep binnen de organisatie.
Het directe gevolg is dat andere groepen snel afhaken en niet effectief kunnen samenwerken.

Koppel het beheer daarom los van de gebruiker. De beheerder houdt de focus op het belang van de organisatie.

De beheerder overziet de rechtenstructuren binnen de organisaties en kan evenwichtig de belangen van mensen en groepen binnen de organisatie afwegen om wijzigingen c.q. aanpassingen binnen het systeem door te voeren.

De beheerder acteert in het belang van de organisatie.

Niet elke organisatie is in staat om het systeem en dossiers te beheren of voldoende toezicht te houden op de opbouw van dossiers, documenten en rechtenstructuren.
Ook is niet elke organisatie in staat om bestaande papieren en digitale dossiers te structureren en in het systeem te plaatsen.

Edionline kan deze organisaties ondersteunen met het beheren en onderhouden van het systeem:

  • Papieren en digitale documenten structureren en in het systeem overzetten.
  • Inrichten en onderhouden van dossiers en rechten structuren.
  • Inrichten en onderhouden van documenten en documentstromen middels metadata, labels en faseringen.
  • Toezicht en kwaliteitsbewaking op dossiers en toegangsbeheer.
  • Advisering, sturing en geven van aanwijzingen voor effectief gebruik van het systeem.