Deel, organiseer en werk samen met

Alvorens met een succesvolle inrichting van een systeem kan worden gestart moet eerst een aantal zaken worden onderzocht.
Het moeilijkste en belangrijkste onderdeel van een systeem is de opbouw van het dossier en de bijbehorende rechtenstructuur. Alvorens met een succesvolle inrichting van systeem kan worden gestart moeten deze zaken eerst worden onderzocht.
Onderzocht moet worden hoe bestaande dossiers binnen de organisatie zijn opgebouwd, welke soorten documenten zijn aanwezig en wat is het doel van deze documenten ?
En welke labels zijn er noodzakelijk om anderen binnen de organisatie de status van documenten kenbaar te maken.

De kunst is om uit deze gegevens een dossier structuur te destilleren waar iedereen mee uit de voeten kan en voor iedereen duidelijk is waar welke soorten documenten zijn opgeslagen en waarom. Want om fouten en faalkosten te voorkomen mogen documenten maar eenmaal voorkomen in het systeem.

Even zo belangrijk is om uit de dossierstructuur en documentensoorten een eenvoudig generiek rechtenmodel te destilleren dat bovendien eenvoudig te onderhouden is. Hierbij geldt: hoe complexer de rechtenstructuur, hoe minder effectief de samenwerking en hoe groter de kans op faalkosten.

Blijf dicht bij de huidige werkelijkheid en begin klein.

Dit geldt ook voor een succesvolle implementatie. Afhankelijk van de grootte van de organisatie is het aan te bevelen om per cluster of afdeling het systeem te implementeren.
Eventuele problemen blijven dan klein beheersbaar.
Bovendien vormen deze mensen de ambassadeurs en vraagbaak voor het gebruik van het geïmplementeerd systeem voor de rest van de organisatie. Het verbind mensen en draagt bij aan een succesvolle implementatie.

Edionline kan u helpen bij het inrichten en implementeren van uw dossiers met gekoppelde rechtenstructuren. Het doel hierbij is om een toekomstbestendige opbouw en goede implementatie van het systeem te waarborgen.

Alvorens kan worden gestart met het gebruik van het systeem moet eerst verteld worden over documenten en bestanden en het beheer daarvan.

Vreemd genoeg besteed het onderwijs daar geen aandacht aan.
Wat is een document? Waarom maken we documenten? Wat is het doel? Voor wie en hoe lang moet het document meegaan en hoe gaan we het beheren?
En dit geldt eveneens voor bestanden.
Weinig mensen die dagelijks werken aan of met documenten hebben hier over nagedacht of zijn zich hier bewust van.

Vreemd genoeg besteed het onderwijs ook geen aandacht aan samenwerken rondom documenten.
Het is even zo belangrijk om kennis te nemen van wat het inhoud om samen te werken rondom documenten. Hoe informeer je elkaar? Wat is de status van een document? Wie werken eraan? Wat is het doel en welke versies zijn er ?

Ook er zijn altijd op- en aanmerkingen op documenten.
Hoe doe je dat? Hoe structureer je dat en waarom?

Edionline draagt deze kennis graag over om een betere en effectievere samenwerking te bewerkstelligen.

Het gebruiken van het systeem is net als autorijden: Als men de verkeersregels niet kent, is het levensgevaarlijk om auto te rijden.
En zo kan het voortbestaan van organisaties in gevaar komen als mensen geen kennis hebben van documenten, de samenwerking rondom documenten en het beheer van documenten.
Dit geldt eveneens voor bestanden en bestandsbeheer.

Middels een compacte instructie worden de medewerkers verteld over het gebruik en de werking van het systeem.
Alle relevante do’s en don’ts komen aan de orde.
Na de instructie bent u in staat om zelf dossiers en rechtenstructuren in te richten, sjablonen aan te maken en dossiers te beheren.

Het beheren van het systeem en dossiers gaat verder dan het publiceren van documenten en verstrekken van toegang tot documenten.
Een goed opgezet systeem staat ten dienste van de organisatie.
Het onderhouden en beheren van het systeem, de dossiers en rechtenstructuren moet dan ook los staan van het gebruik.
Vaak zien wij dat gebruikers binnen de organisatie ook zelf het onderhoud en beheer uitvoeren. Dit leidt regelmatig tot een optimaal systeem voor een specifieke groep binnen de organisatie.
Het directe gevolg is dat andere groepen snel afhaken en niet effectief kunnen samenwerken.

Koppel het beheer daarom los van de gebruiker. De beheerder houdt de focus op het belang van de organisatie.

De beheerder overziet de rechtenstructuren binnen de organisaties en kan evenwichtig de belangen van mensen en groepen binnen de organisatie afwegen om wijzigingen c.q. aanpassingen binnen het systeem door te voeren.

De beheerder acteert in het belang van de organisatie.

Niet elke organisatie is in staat om het systeem en dossiers te beheren of voldoende toezicht te houden op de opbouw van dossiers, documenten en rechtenstructuren.
Ook is niet elke organisatie in staat om bestaande papieren en digitale dossiers te structureren en in het systeem te plaatsen.

Edionline kan deze organisaties ondersteunen met het beheren en onderhouden van het systeem:

Papieren en digitale documenten structureren en in het systeem overzetten.
Inrichten en onderhouden van dossiers en rechten structuren.
Inrichten en onderhouden van documenten en documentstromen middels metadata, labels en faseringen.
Toezicht en kwaliteitsbewaking op dossiers en toegangsbeheer.
Advisering, sturing en geven van aanwijzingen voor effectief gebruik van het systeem.