Als mensen communiceren om informatie uit te wisselen, kennis te delen of samen te werken vormen documenten een belangrijke basis. Door afspraken, kennis en visie vast te leggen in documenten zijn mensen in staat om meer eenduidig te communiceren.

Documenten hebben vele verschijningsvormen. Het zijn niet alleen tekeningen, berekeningen of rapportages maar ook gespreksverslagen, contracten, planningen enzovoorts.
Sinds het intrede van de personal computer zijn documenten steeds meer van papier over gegaan naar digitaal. Documenten noemen we steeds vaker (computer)bestanden en het vooruitzicht is dat het document helemaal niet meer op papier zal verschijnen.
Sterker nog: door de digitalisering zijn er inmiddels bestandsformaten die niet eens meer kunnen worden beschouwd als documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld 3-dimensionale modellen en complexe rekenmodellen.
De computer, tablet en mobiel is als het ware het nieuwe papier geworden dat real time de status van het bestand weergeeft.

Echter de bestanden zijn doorgaans door de gehele organisatie verspreid en niet voor iedereen toegankelijk.